Informační memorandum v souvislosti s právní úpravou podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů
a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES
(obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
Dle čl. 12 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) jsou všichni správci osobních údajů, v souladu se zásadou transparentnosti při zpracování osobních údajů, povinni poskytnout všem osobám, jejichž osobní údaje zpracovávají (subjekty údajů – SÚ), informace uvedené v čl. 13 a 14 Nařízení.
Údaje o správci:
OwnEnergy s.r.o.
IČ: 082 71 917
se sídlem Vítězné náměstí 577/2, 166 00 Praha 6 – Dejvice
společnost zapsaná v obchodním rejstříku, vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 316082
Kontaktní údaje:
tel: 603 532 002
e-mail: info@ownenergy.eu
Společnost OwnEnergy s.r.o., jako správce osobních údajů, při výkonu své činnosti v souladu s předmětem svého podnikání a nabízení svých služeb zpracovává osobní údaje fyzických osob, kterými jsou především zaměstnanci, členové statutárního orgánu, odběratelé služeb – spotřebitelé, obchodní partneři (dodavatelé a odběratelé zboží a služeb) a ostatní osoby (externě spolupracující osoby). Prioritou správce je při činnostech zpracování osobních údajů fyzických osob jejich řádná ochrana a transparentnost všech činností, proto v souladu s příslušnými ustanoveními obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) přistupuje k podání podrobné informace, k jakým účelům a jaké osobní údaje fyzických osob zpracovává.
Společnost OwnEnergy s.r.o., jako správce osobních údajů, tímto současně vydává veřejné ujištění, že při veškerých činnostech zpracování osobních údajů fyzických osob jsou dodržována přísná pravidla stanovující, které osobní údaje je možné zpracovávat, k jakým konkrétním účelům a v neposlední řadě stanovení a dohled nad tím, kteří zaměstnanci správce mají k osobním údajům přístup a smějí s nimi nakládat přesně v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a souvisejícími právními předpisy.
V případě zaměstnanců zpracovává společnost OwnEnergy s.r.o., jako
správce, následující osobní údaje s uvedením účelu a právního základu zpracování:
Pro potřeby personální agendy:
- jméno a příjmení, titul, datum narození, místo narození, adresa bydliště příp. doručovací adresa, číslo dokladu totožnosti, číslo průkazu zdravotního pojištění, údaje o vzdělání a dosažené praxi, rodinný stav, znalost jazyků, číslo bankovního účtu, údaje o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na výkon práce, kontaktní údaje (telefon, e-mailová adresa), podpis
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě plnění právní povinnosti příp. na právním základě oprávněného zájmu správce ve smyslu zařazení zaměstnance na pracovní pozici, odpovídající jeho možnostem a schopnostem, dosažitelnosti zaměstnance v případě mimořádných pracovních událostí a prevence vzniku zdravotní újmy zaměstnanci. Případné použití fotografií zaměstnanců a pořizování kopií občanských průkazů, řidičských průkazů a kartiček pojištěnce zdravotního pojištění je prováděno na základě právního titulu uděleného souhlasu.
Pro potřeby mzdové a daňové agendy a agendy sociálního a zdravotního pojištění:
- zaměstnanci: jméno a příjmení, předchozí příjmení, titul, datum narození, místo narození, rodné číslo, pohlaví, adresa bydliště příp. doručovací adresa, číslo dokladu totožnosti, název (kód) zdravotní pojišťovny, podpis
- rodinní příslušníci: jméno a příjmení, datum narození
- děti: jméno a příjmení, rodné číslo
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě plnění právní povinnosti dle příslušných právních předpisů v oblasti daní, sociálního a zdravotního pojištění a důchodového zabezpečení a na právním základě plnění pracovní smlouvy.
Pro potřeby BOZP a ostatních školení a vzdělávání zaměstnanců:
- jméno a příjmení, datum narození, pracovní zařazení, adresa bydliště, podpis
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě plnění právní povinnosti příp. na právním základě oprávněného zájmu správce ve smyslu zajištění odpovídající odbornosti zaměstnance a předcházení mimořádným událostem při výkonu práce zaměstnancem.
Pro potřeby obchodního vedení a organizačního zajištění činnosti obchodní společnosti správce:
- vybraní zaměstnanci: jméno a příjmení, pracovní pozice, kontaktní údaje – pracovní telefon
a pracovní e-mailová adresa, soukromé telefonní číslo, soukromá e-mailová adresa
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě oprávněného zájmu správce ve smyslu klientské přívětivosti a podpory obchodních a ostatních podnikatelských zájmů obchodní společnosti správce. Soukromé kontaktní údaje zaměstnanců jsou zpracovávány na základě právního titulu uděleného souhlasu.
Pro potřeby výzvy k součinnosti s orgány veřejné moci a ostatními oprávněnými osobami:
- zaměstnanci: jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, informace o příjmech ze zaměstnání
- rodinní příslušníci: jméno a příjmení, datum narození
- děti: jméno a příjmení, rodné číslo
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě plnění právní povinnosti.
II.
V případě odběratelů – spotřebitelů poskytovaných služeb zpracovává správce následující osobní údaje
s uvedením účelu a právního základu zpracování:
Pro potřeby uzavírání, změn a ukončování obchodních smluv a smluv o poskytování služeb a vedení související dokumentace
- zákazníci – spotřebitelé: jméno a příjmení, titul, adresa bydliště, adresa dodacího místa, datum narození, rodné číslo, kontaktní údaje, číslo bankovního účtu, podpis
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě splnění smlouvy a plnění právní povinnosti.
V případě obchodních partnerů zpracovává správce následující osobní údaje
s uvedením účelu a právního základu zpracování:
Pro potřeby vedení obchodní a smluvní agendy:
- OSVČ: jméno a příjmení, IČ, DIČ, adresa sídla firmy příp. provozovny, číslo bankovního účtu, podpis, kontaktní údaje (telefon, e-mailová adresa, datová schránka)
- právnické osoby: jméno a příjmení, pracovní pozice příp. funkce v obchodní společnosti, podpis, kontaktní údaje – telefon a e-mailová adresa. Zpracovávané osobní údaje se týkají oprávněných zástupců příslušné právnické osoby (statutární orgán, člen řídícího a výkonného orgánu společnosti, zmocněný zástupce, zaměstnanec)
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě plnění smlouvy.
Pro potřeby vedení účetní agendy:
- OSVČ: jméno a příjmení, IČ, DIČ, adresa sídla firmy příp. provozovny, číslo bankovního účtu, podpis, kontaktní údaje (telefon, e-mailová adresa, datová schránka)
- právnické osoby: jméno a příjmení, podpis, kontaktní údaje – telefon a e-mailová adresa. Zpracovávané osobní údaje se týkají oprávněných zástupců příslušné právnické osoby (statutární orgán, člen řídícího a výkonného orgánu společnosti, zmocněný zástupce, zaměstnanec)
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě plnění právní povinnosti a na právním základě plnění smlouvy.
Pro potřeby vedení klientské databáze a podpory obchodní činnosti správce:
- OSVČ: jméno a příjmení, IČ, DIČ, adresa sídla firmy příp. provozovny, číslo bankovního účtu, kontaktní údaje (telefon, e-mailová adresa, datová schránka)
- právnické osoby: jméno a příjmení zástupce, pracovní pozice příp. funkce v obchodní společnosti, kontaktní údaje – telefon a e-mailová adresa. Zpracovávané osobní údaje se týkají zástupců příslušné právnické osoby (statutární orgán, člen řídícího a výkonného orgánu společnosti, zmocněný zástupce, zaměstnanec)
Uvedené osobní údaje správce zpracovává na právním základě oprávněného zájmu správce ve smyslu klientské přívětivosti a podpory obchodních a ostatních podnikatelských zájmů obchodní společnosti správce.
Podle čl. 21, odst. 1 a 2 má subjekt údajů právo kdykoli vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů, pokud je správcem prováděno na právním základě oprávněného zájmu správce nebo na právním základě splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce.
Podle čl. 21, odst. 2 má subjekt údajů právo kdykoli vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů, pokud je správcem prováděno pro účely přímého marketingu.